Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy zyskali możliwość prowadzenia akt osobowych pracowników w formie elektronicznej. To efekt długo oczekiwanej reformy, której celem było nie tylko uproszczenie biurokracji, lecz także obniżenie kosztów administracyjnych i zwiększenie efektywności działania działów kadrowych. Przejście z formy papierowej na elektroniczną, choć wiąże się z dodatkowymi obowiązkami, otwiera przed przedsiębiorcami wiele możliwości.
Podstawy prawne prowadzenia akt w formie elektronicznej
Główne źródła prawa regulujące tę kwestię to:
- Kodeks pracy (art. 94 pkt 9a i art. 94⁶-94⁹),
- Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw (Dz.U. 2018 poz. 357),
- RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679,
- oraz Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Ustawodawca dopuszcza równoprawne stosowanie formy papierowej i elektronicznej, pozostawiając decyzję przedsiębiorcy.
Dokumentacja osobowa to kluczowy aspekt pracy w dziale kadr, dlatego warto dbać o bieżącą znajomość przepisów z nią związanych. W tym celu doskonałym wsparciem mogą być szkolenia z teczki osobowej pracownika.
Struktura akt osobowych – co zawierają?
Akta osobowe pracownika są podzielone na pięć części:
- Część A – dokumenty rekrutacyjne (CV, listy motywacyjne, kwestionariusze osobowe),
- Część B – przebieg zatrudnienia (umowy o pracę, aneksy, zaświadczenia),
- Część C – ustanie zatrudnienia (wypowiedzenia, świadectwa pracy),
- Część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej (nagany, upomnienia),
- Część E – kontrole trzeźwości lub testy na obecność substancji psychoaktywnych.
Jak prowadzić elektroniczne akta pracownicze – krok po kroku
Aby prawidłowo prowadzić dokumentację w formie elektronicznej, pracodawca musi:
- Zastosować kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną – tylko wówczas cyfrowa wersja dokumentu zyskuje moc dokumentu urzędowego.
- Zachować integralność i autentyczność dokumentów – wszelkie zmiany muszą być możliwe do zidentyfikowania.
- Utrzymać system umożliwiający dostęp do danych tylko osobom upoważnionym, przy jednoczesnym zapewnieniu łatwego dostępu dla osób uprawnionych (np. pracownika).
- Stosować system informatyczny spełniający wymagania RODO – czyli zapewniający bezpieczeństwo, poufność, odporność i możliwość przywrócenia danych po awarii.
Zmiana formy z papierowej na elektroniczną i odwrotnie
Zmiana formy dokumentacji pracowniczej jest dopuszczalna w obu kierunkach:
- Z papierowej na elektroniczną:
- Skanowanie dokumentów (odwzorowanie cyfrowe),
- Opisanie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną,
- Potwierdzenie zgodności z oryginałem.
- Z elektronicznej na papierową:
- Wydruk dokumentów cyfrowych,
- Opatrzenie ich podpisem osoby upoważnionej.
Mieszana forma akt – czy to możliwe?
Tak. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyraziło stanowisko, że dokumentacja może być prowadzona częściowo w wersji papierowej, a częściowo w elektronicznej, o ile zapewniona zostanie spójność oraz integralność danych. Jednak dla klarowności i zgodności z przepisami zaleca się jednolitą formę dla konkretnego pracownika lub okresu zatrudnienia.
Wymagania techniczne i bezpieczeństwo danych
Aby przechowywać dokumenty elektroniczne, pracodawca musi posiadać:
- System teleinformatyczny zgodny z ustawą o dokumentacji pracowniczej i RODO,
- System kopii zapasowych (backupów),
- Procedury zarządzania dostępem – np. loginy, szyfrowanie, rejestry dostępu,
- Oprogramowanie umożliwiające audyt i kontrolę integralności danych.
Obowiązek informacyjny wobec pracownika
Zgodnie z art. 94⁶ Kodeksu pracy, pracodawca musi poinformować pracownika:
- o formie prowadzenia dokumentacji pracowniczej,
- o każdej zmianie tej formy,
- o możliwości odbioru dokumentów po zakończeniu okresu przechowywania,
- o zamiarze ich zniszczenia, jeśli nie zostaną odebrane w wyznaczonym terminie.
Czas przechowywania dokumentacji pracowniczej
Nowe przepisy znacząco skracają okres przechowywania dokumentacji:
- 10 lat – dla dokumentacji zatrudnienia po 1 stycznia 2019 r.
- 50 lat – dla starszych dokumentów (zatrudnienie przed 2019), o ile nie przekazano raportu informacyjnego (ZUS RIA).
Okres liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Dokumentacja musi być przechowywana w warunkach zapewniających:
- integralność danych,
- dostępność dla osób upoważnionych,
- ochronę przed zniszczeniem, utratą lub nieuprawnionym dostępem.
Kiedy i jak pracodawca może zniszczyć akta?
Po upływie okresu przechowywania (np. 10 lat), pracodawca:
- Informuje pracownika o możliwości odbioru dokumentacji (30 dni na odbiór),
- Jeśli dokumenty nie zostaną odebrane – przechowuje je przez kolejne 12 miesięcy,
- Po tym czasie ma obowiązek ich zniszczenia – w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.
W razie śmierci pracownika, prawo do odbioru akt mają m.in. dzieci, małżonek, rodzice i inne osoby bliskie określone w przepisach.
Opanuj sztukę prowadzenia dokumentacji kadrowej!
Nieuporządkowane lub niezgodne z przepisami akta pracownicze mogą przysporzyć wielu problemów – szczególnie podczas kontroli. Aby tego uniknąć, warto zdobyć praktyczne umiejętności z zakresu dokumentacji kadrowej. Centrum Verte zaprasza na szkolenie z dokumentacji pracowniczej, które pokaże Ci, jak kompleksowo i zgodnie z prawem ją prowadzić – od tworzenia teczek po aktualizację wymaganych formularzy i prowadzenia e-akt.
Zajęcia prowadzone są przez praktyków, którzy krok po kroku przeprowadzą Cię przez najważniejsze procedury i podzielą się cennymi wskazówkami z codziennej pracy. Zainwestuj w wiedzę i zadbaj o porządek oraz bezpieczeństwo formalne w swoim dziale kadr!
Podsumowanie – czy warto przejść na e-akta?
Choć wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wiąże się z inwestycjami w infrastrukturę IT i odpowiednie procedury, długofalowe korzyści są znaczne:
- Oszczędność miejsca i materiałów biurowych
- Łatwy i szybki dostęp do dokumentacji
- Automatyzacja wielu procesów HR
- Lepsza ochrona danych osobowych
- Zgodność z RODO i nowymi przepisami
Decyzja o przejściu na elektroniczne akta pracownicze powinna być poprzedzona analizą ryzyk i korzyści, ale dla nowoczesnych i dynamicznych firm to krok w kierunku efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi.
Chcesz znać przepisy dotyczące akt pracowniczych? Zapisz się na szkolenia z akt osobowych!
—
Artykuł sponsorowany
